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Descripción
RESPONSABILIDADES PRINCIPALES (lista indicativa y no exhaustiva):
Gestión de Contratos y Proveedores – Analizar y monitorear el cumplimiento del ciclo de vida de los contratos administrados por la unidad de TEC generando relaciones comerciales eficientes con proveedores alineados con los estándares y lineamientos del WFP:
- Creación y gestión de MPOs (Micro Purchase Orders) PRs (Purchase Requisitions) y Ordenes de compra asociadas a la unidad de Tecnología incluyendo la documentación de soporte requerida y elaboración de informes periódicos.
- Recibir, revisar y gestionar facturas de productos y/o servicios de Tecnología incluyendo informes de consumos y gastos asociados a los servicios gestionados consolidando toda la información relacionada.
- Seguimiento al cumplimiento del ciclo de vida de los contratos administrados por Tecnología (Incluyendo renovaciones y/o extensiones, evaluación, recepción de bienes, gestión de cartera, PQRs y los demás relacionados)
- Fomentar y gestionar la creación de Acuerdos a Largo Plazo con proveedores (incluyendo la generación de términos de referencia, listas cortas y los demás requeridos) para una correcta gestión de adquisiciones por parte de la unidad de tecnología
Documentación, Informes y Procesos. – Fortalecer la gestión de conocimiento dentro de la unidad de tecnología generando documentación de soporte y consulta que permita la administración de procesos de una forma efectiva y eficiente por parte del recurso humano de la unidad.
- Generación y socialización de documentación aplicable a la gestión administrativa de la unidad de TI (SOPs, manuales, listas de chequeo, entre otros)
- Garantizar la disponibilidad de todos los soportes documentales asociados a contratos en la plataforma GLASS y/o Sharepoint de la unidad según corresponda.
- Generación de los reportes requeridos asociados a la gestión administrativa, de Inventarios y los demás que le sean requeridos.
Gestión de Inventario de Tecnología – Actualizar de forma periódica los archivos y sistemas de información para control de Inventario de Tecnología a fin de garantizar que la información sea precisa, actualizada y disponible generando los reportes que sean pertinentes. – Realizar la gestión del inventario de tecnología de acuerdo con las políticas del WFP.
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- Ejecutar las acciones requeridas por el comité LPSB relacionadas con el inventario de tecnología realizar de forma periódica las bajas de inventario a cargo de TEC.
- Recibir e inspeccionar todos los activos entrantes y gestionar las novedades (ingresos, asignaciones, cambios de estado y demás aplicables) del inventario de tecnología en GEMS.
- Proveer información y seguimiento acerca del hardware del WFP que necesita ser reemplazado para asegurar el cumplimiento de los estándares globales.
- Realizar periódicamente el análisis para identificar bajas de Inventario.
- Realizar el conteo del inventario a cargo de tecnología
Apoyar otras actividades inherentes al cargo que se reciban por designación de su línea de mando.
Formación:
Título profesional en ciencias económicas, administrativas o Ingenierías.
Experiencia y Conocimientos Requeridos:
- Mínimo de cuatro (4) años de experiencia en labores administrativas.
- Experiencia comprobable en: o Gestión de contratos y de cartera de servicios.
- Gestión de proveedores.
- Gestión de inventarios y elaboración de reportes.
- Conocimiento avanzado de Excel.
Experiencia y Conocimientos Deseables:
- Gestión del tiempo: habilidad para moverse fácilmente entre tareas y responsabilidades para priorizar y administrar sus propios horarios de manera efectiva.
- Actitud positiva y proactividad para enfrentar los retos y dificultades de su cargo.
Idiomas: Se requiere fluidez en español e inglés básico. Fluidez en inglés (Nivel Intermedio) será valorada positivamente.
