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Descripción
Established in 1959, the Inter-American Development Bank (IDB or Bank) is the main source of financing for economic, social and institutional development in Latin America and the Caribbean. It provides loans, grants, guarantees, policy advice and technical assistance to the public and private sectors of its borrowing countries.
The Administrative Department in the IDB Office in Colombia is made up of an interdisciplinary group of officials who carry out a diverse series of activities necessary to fulfill the Bank's objectives. The administrative team is responsible for the administration and monitoring of the budget, corporate acquisitions, payments to suppliers and consultants, human resource management activities, well-being, events and transversal support to the different Bank units.
What you will do:
- Enter and record invoices, collection accounts and documents in the SAP system, conducting a prior review of supports, values and commercial agreements made with suppliers and / or consultants.
- Support in budget management, permanently updating the Excel tables of internal budget control and internal IDB system for budget monitoring.
HRD Terms of Reference, Consultancies (not PEC)
- Support the preparation of contracts for goods and services under IDB procurement policies, and amendments thereto, as necessary in the contracting process.
- Solicitar la creación de vendors (proveedores), anexando la documentación necesaria para su creación.
- Generar órdenes de compra, compromisos presupuestales (Shopping Cars) y hacer seguimiento a los reportes de PO (Purshase Orders).
- Revisar y hacer seguimiento a los cobros de los consultores permanentes, verificando que estén con los debidos soportes del pago de seguridad social como contratistas independientes.
- Generar el proceso de pagos en pesos colombianos a través del sistema SAP,
identificando errores en los vendors y comunicando al área correspondiente para su respectiva solución.
- Apoyar en gestiones de nómina del personal local y realizar afiliaciones y/o actualizaciones en los sistemas de seguridad social.
- Gestionar antes las distintas EPS’s los cobros de licencias médicas e interactuar con los distintos empleados con respecto a la documentación requerida.
- Elaboración de documentos administrativos como cartas, comunicados, donaciones/ contribuciones, autorización para retiros de cesantías, entre otros.
- Apoyo en la solicitud de cotizaciones y propuestas para las adquisiciones corporativas del grupo BID garantizando cumplimiento de las políticas de adquisiciones del BID.
- Gestionar en forma bimestral el informe de devolución de IVA ante la DIAN, realizar control y seguimiento.
- Realizar registros de ingresos en SAP que sean necesarios.
- Actuar como iniciador en Service de contratos de consultores individuales que sean requeridos por el Area Administrativa.
- Administrar contratos de consultores que se reciban en la casilla de contratos, generar los compromisos presupuestales, pedir el PO y dar aviso al consultor.
HRD Términos de Referencia, Consultorías (no PEC)
- Realizar los registros contables en los sistemas de tarjetas de crédito, de compras realizadas por usuarios tarjetahabientes autorizados por el BID.
- Administración de archivos electrónicos del área administrativa de manera oportuna y ordenada. Esto incluye documentos confidenciales y de personal entre otros.
- Administrar y custodiar la Caja Chica de la oficina, solicitar los reembolsos de caja y realizar los registros de los gastos en SAP, cumpliendo con las políticas del BID para su adecuado manejo.
- Administrar el programa de Taxis corporativos.
- Asistencia a Reuniones y Talleres administrativos/operativos que sean de su competencia, para conocimiento integral del BID, cambios en procesos, operaciones de nuevos sistemas y/o reuniones de seguimiento y realizar el registro mensual de las actividades realizadas en el sistema Time & Labor para consultores.
- Generar reportes de SAP y crear informes, para análisis presupuestales u otros objetivos.
- Otros temas administrativos relacionados con la gestión corporativa del BID en Colombia.
Lo que necesitarás:
- Ciudadanía: Eres ciudadano/a de Colombia o ciudadano/a de uno de nuestros 48 países miembros con permiso legal o de residencia para trabajar en Colombia. Candidatos que vivan en una ciudad de Colombia distinta a Bogotá, el BID podrá brindar asistencia con el pasaje aéreo en una sola vía en clase económica.
- Consanguinidad: no tienes familiares (hasta el cuarto grado de consanguinidad y segundo grado de afinidad, incluido el cónyuge) que trabajan en el Grupo del BID.
- Educación: Título profesional en Administración de Empresas, Contaduría Pública, Economía, Ingeniería industrial o disciplinas afines.
- Experiencia: experiencia probada de mínimo dos años en actividades contables, presupuestales, compras corporativas, liquidaciones de nómina/seguridad social y gestión administrativa integral.
- Idiomas: Español / Inglés (nivel intermedio).
Competencias Generales y Técnicas:
HRD Términos de Referencia, Consultorías (no PEC)
- Atención al detalle
- Habilidad analítica para planificar, organizar y ejecutar a fin de cumplir con metas en tiempo y forma.
- Capacidad de adaptación a múltiples demandas y cambio de prioridades
- Comunicar de manera efectiva tanto oral como escrita
- Conocer y gestionar información de manera adecuada en los marcos de confidencialidad
- Capacidad de análisis de información
- Entender y aplicar políticas y procedimientos
- Colaboración, trabajo en equipo e inclusión
- Innovación y creatividad
- Enfoque en el cliente
- Sistemas: Dominio de Microsoft Office. Se dará preferencia a candidatos con conocimientos en SAP, Hyperion y otros sistemas corporativos
Resumen de la oportunidad:
- Tipo de contrato y modalidad: Consultor tiempo completo
- Duración del contrato: 5 meses con posibilidad de extensión a 36 meses
- Fecha de inicio: 16 de Mayo
- Ubicación: Bogotá, Colombia
- Persona responsable: Esta consultoría será supervisada por el Especialista en Planeación y Administración de Recursos (EPAR) y por la Analista Administrativa de la oficina del BID en Colombia.
- Requisitos: Debes ser ciudadano/a de uno de los 48 países miembros del BID y no tener familiares que trabajen actualmente en el Grupo BID.
Nuestra cultura: nuestra gente está comprometida y apasionada por mejorar la vida de las personas en América Latina y el Caribe, y pueden hacer lo que aman en un entorno laboral diverso, colaborativo y estimulante. Somos la primera institución de desarrollo de América Latina y el Caribe en recibir la certificación EDGE, reconociendo nuestro fuerte compromiso con la igualdad de género. Nuestros empleados, pueden formar parte de grupos de recursos internos que conectan a nuestra comunidad diversa en torno a intereses comunes.
Debido a que estamos comprometidos a proporcionar igualdad de oportunidades en el empleo, acogemos la diversidad basada en género, edad, educación, origen nacional, origen étnico, raza, discapacidad, orientación sexual y religión.
We encourage women, Afro-descendants and people of indigenous origin to apply.
